۱۳۹۷ بيست و هشتم شهريور
| نقشه سایت| پست الکترونیک| عضویت / ورود اعضاء
 
 
وظايف و مسئوليت ها


 

   

   وظايف و اهداف روابط عمومي

 

   ايجاد تفاهم و رفع سوء تفاهم ها

 

كساني كه با سازمان يا خدمات و محصولات سازمان در ارتباط هستند و همچنين كساني كه در درون سازمان مشغول به كار مي باشند طبيعتاً ممكن است با سوء برداشت هايي از عملكرد سازمان مواجه شوند. قطعاً دريك چنين مواقعي روابط عمومي موظف است به رفع سوء تفاهم اقدام كند .راه رفع سوء تفاهم «پاسخگوئي» و كانال انجام آن رسانه هاي جمعي و رسانه هاي داخلي سازمان است .

 اگر سوء تفاهم پيش آمده در ارتباط با مردم و يا به هر ترتيب درخارج از سازمان باشد پاسخگويي بايد از طريق رسانه هاي گروهي انجام گيرد و اگر سوء تفاهم دردرون سازمان ايجاد شده باشد پاسخگويي بايد از طريق نشريه داخلي و يا تابلو اعلانات و يا پاسخگويي در نماز خانه بعد از اقامه نماز انجام گيرد. پاسخ تهيه شده بايد با هماهنگي رئيس سازمان ارائه شود و بايد صادقانه و درعين حال زيركانه باشد. منظور از زيركانه بودن پاسخ اين است كه باعث ايجاد سوء تفاهم جديد در مخاطبين نشود. بايد اطمينان حاصل كرد كه پاسخ تهيه شده منجر به رفع سوء تفاهم بوجود آمده مي شود.

 

 بيان و تبليغ كارها و اقدامات خوب و مفيد انجام گرفته در سازمان 

 

اين وظيفه روابط عمومي از طريق تهيه خبر توسط روابط عمومي سازمان وارسال خبرهاي توليدي به رسانه هاي جمعي صورت ميگيرد. مقصود از رسانه هاي جمعي كليه وسايل ارتباطي است كه مخاطبان آن توده مردم را شامل ميشود يعني مثلا بيشترين تعداد افراد يكي كشوررا در بر ميگيرد .برخي از وسايل ارتباطي برقرار كننده رابطه بين 2 يا چند نفر هستند مانند تلفن و برخي ديگر از وسايل ارتباطي، جمع مشخص و محدود و قابل شمارش از مخاطبان را در بر ميگيرند مانند سينما، تئاترو مجلات داخلي سازمان ها ، ولي وسايل ارتباط جمعي مخاطبان بسيارزياد و غير قابل شمارش را در بر ميگيرند كه اين وسايل عبارتند از : 1ـ تلوزيون 2ـ راديو3ـ روزنامه هاي كثير الانتشار 4ـ شبكه هاي ماهواره اي5ـ مجلات كثيرالانتشار.روابط عمومي براي انجام وظيفه «بيان و تبليغ كارها و اقدامات خوب و مفيد انجام گرفته در سازمان»اولاً به تهيه اخبار اين اقدامات مبادرت نموده و ثانياً اين اخبار تهيه شده را از طريق رسانه هاي جمعي به مخاطبان مي رساند

معمولاً روابط عمومي هاي شهرستانها به ارسال خبر براي روابط عمومي مركز جهت درج در سايت و يا ارسال براي رسانه ها مبادرت مي ورزند كه در اين صورت بايد توجه داشته باشند كه خبر ارسالي اولاً از ارزش خبري برخوردارباشد و ثانيا كامل بوده و از انشاي كلمات و جملات از هم گسيخته و ارسال اخبار ناقص كه بيانگر ضعف روابط عمومي خواهد بود جداً پرهيز نمايند . 
دعوت از خبرنگاران در همايش ها و تفاهم نامه ها و ساخت برنامه هاي تبليغي راديو تلويزيوني از ديگر اقدامات روابط عمومي ها در راستاي تبليغ اقدامات خوب سازمان است

 

 پاسخگويي به انتقادات وشبهات مطرحه در رسانه ها، جامعه و درون سازمان درباره عملكرد سازمان

يكي از وظايف مهم روابط عمومي در هر سازمان رصد اخبار و مطالب منعكس شده در رسانه ها درباره سازمان است.درميان اين مطالب انعكاس يافته بيان انتقادات و طرح شبهاتي درباره عملكرد سازمان به چشم مي خورد كه بايد فوراً اينگونه مطالب از طريق مدير روابط عمومي به رئيس سازمان اطلاع داده شود واقدامات لازم براي پاسخگويي انجام گيرد.گاهي نيز همين انتقادات و شبهات بدون انعكاس در رسانه ها در ميان مردم دهان به دهان مي گردد كه همه افراد جامعه و از جمله كساني كه در واحد روابط عمومي مشغول به كارهستند از آنها آگاهي دارند . مدير روابط عمومي بايد با تيزبيني نسبت به اقدامات تبليغي درجهت رفع ا ين سوء تفاهم ها از طريق خبر، گزارش، مقاله ، تيزرهاي راديو، تلوزيوني و مصاحبه هاي خبري اقدام نمايد . اگر طرح اين شبهات بين كاركنان سازمان وجود داشت بايد از طريق سخنراني براي كارمندان و پاسخگوئي در نشريه داخلي به رفع اين شبهات اقدام نمود. 

 بررسي بازخورد اقدامات و فعاليت هاي سازمان در جامعه و درون سازمان و انتقال آن به مديران

تحقيق و نظر سنجي از جمله وظايف روابط عمومي جهت «تشخيص بازخورد اقدامات و فعاليت هاي سازمان در خارج سازمان و درون سازمان» است . رضايت افرادي كه به نوعي با سازمان درارتباط هستند اعم از ارباب رجوع و كارمندان باعث ارتقاي سطح كيفي وكمي فعاليت هاي سازمان خواهد شد لذا روابط عمومي با انجام نظر سنجي ميزان رضايت را دريافته وبا انتقال نتيجه نظر سنجي به واحد هاي مربوطه و رياست سازمان آگاهي لازم را به مسئولين جهت اقدامات لازم و همچنين دراختيار داشتن اطلاعات لازم براي بهبود كار سازمان ارائه مي دهد . بررسي باز خورد اقدامات يكي از راههاي تشخيص نقاط قوت و ضعف سازمان است. از اين طريق روابط عمومي به عنوان چشم و گوش سازمان عمل مي كند. 

 توليد رضايت در كساني كه به نوعي با سازمان در ارتباطند

توليد رضايت در سازمان منوط به همكاري تمامي بخشهاي سازمان است و اگر واحد هاي سازمان وظايف خود را به درستي انجام ندهند روابط عمومي به تنهايي قادر به ايجاد رضايت درارباب رجوع و كاركنان نخواهد بود و در واقع در سازماني كه محصول و يا خدمت مطلوبي ارائه نمي كند اين وظيفه روابط عمومي عملاً با چالش مواجه 
خواهد گشت . سوال اساسي اين است كه جايگاه روابط عمومي در ايجاد رضايت در سازمان چيست؟ پاسخ اين است كه روابط عمومي از يك طرف با استفاده از دانش و علم ارتباطات به «اقناع»مخاطبان مي پردازد و از طرف ديگر با پاسخگويي دلسوزانه و راهنمايي ارباب رجوع از نارضايتي هاي برون سازماني جلوگيري مي كند و همچنين با ايجاد رابطه بين كاركنان و مديران از به وجود آمدن نارضايتي در كاركنان سازمان نسبت به مديران و بالعكس ممانعت به عمل مي آورد. بايد توجه داشت كه اقناع مخاطب بايد با زيركي و پرهيز از توجيه غير موجه اقدامات صورت پذيرد و آنجا كه حق با ارباب رجوع است تقصير سازمان از سوي روابط عمومي پذيرفته شود كه اين خود عامل ايجاد رضايت خواهد بود كه حداقل سازمان ايراد كار خود را مي پذيرد و در رفع آن تلاش مي كند. بايد توجه داشت كه مخاطب توجيهات نادرست را تشخيص خواهد داد و نتيجه معكوس به بار خواهد آورد. 


 جلب همكاري كساني كه با سازمان درارتباط هستند و يا همكاري آنان براي سازمان مي تواند مفيد باشد


جلب همكاري از طرق زير انجام مي گيرد: 
الف ـ درج آگهي در رسانه هاي جمعي. 
ب ـ در نظر گرفتن جوايز براي كساني كه درارتقاي سازمان همكاري مي كنند. 

 

 برقراري روابط درون سازماني و برون سازماني

 

روابط سازمان به سه بخش قابل تقسيم است: 

الف ـ سازمان و رسانه ها : 

هر واحد روابط عمومي بايد ليستي از نشريات و خبرگزاريها و شبكه هاي راديو تلويزيوني همراه با شماره تلفن و شماره فكس و آدرس پست الكترونيكي آنها راتهيه نمايد تا بتواند اخبار خود را براي آنها ارسال داشته و در صورت برگزاري همايش يا امضاي تفاهم نامه بتوانداز رسانه ها دعوت به عمل آورد. واحد روابط عمومي به نسبت وظيفه سازماني كه در آن مشغول به كار است بايد با دبير سرويس مربوطه در ارتباط باشد . مثلاً سازمان اوقاف و امور خيريه با دبير سرويس هاي اجتماعي ، فرهنگي و معارف رسانه ها در ارتباط باشد . در ضمن بايد روابط عمومي در هر رسانه يك خبرنگار به عنوان رابط خبري داشته باشد كه مسئوليت درج اخبار سازمان را به عهده داشته باشد. ارتباط مستمر با رسانه ها از اهميت بالايي برخوردار است زيرا بايد تغييرات رسانه ها از جمله تغيير دبير سرويس ها و تغيير خبرنگاران وهمچنين تغيير شماره تلفن ها و شماره فكس ها را پيگيري كرد تا اطمينان حاصل شود كه اخبار و برنامه ها به دست اصحاب رسانه مي رسد . در عين حال اين ارتباط مداوم در ترغيب رسانه ها به درج اخبار سازمان موثر است. 

ب ـ سازمان و مراجعه كنندگان : 

در برخي از واحد هاي روابط عمومي بخشي به نام «ارتباطات مردمي» وجود دارد كه ارباب رجوع از طريق تلفن و يا بصورت حضوري پرسشها ، انتقادات و پيشنهادات خود را درباره عملكرد سازمان با آنها مطرح مي كند واين واحد آنها را ثبت و ضبط و در صورت نياز راهنمايي ها ي لازم را ارائه مي دهد.

روي گشاده، بيان خوب و صبر در برابر برخي تندي هاي احتمالي از ضروريات كار در واحد «ارتباطات مردمي» سازمان است . وجود واحد ارتباطات مردمي در هر واحد روابط عمومي كه بصورت وسيع با مردم در ارتباط است ضروري به نظر مي رسد. 

ج ـ كاركنان ومديران سازمان : 

اگر در يك سازمان در كاركنان ذهنيت منفي نسبت به مديران وجود داشته باشد طبيعتاً انگيزه كار و فعاليت دركاركنان پائين مي آيد ؛ اين عدم رضايت و ذهنيت منفي در بسياري مواقع صرفا ناشي از سوء برداشت ها است كه روابط عمومي از طريق نشريه داخلي و تابلو اعلانات و برگزاري جلسات كاركنان و مديران مي تواند به رفع اين سوء برداشت ها جهت روابط حسنه بين كاركنان و مديران و در نتيجه بالابردن انگيزه كاري مبادرت نمايد . نظر سنجي از كاركنان و قرار دادن نتايج آن دراختيار مديران نيز از جمله اقداماتي است كه ميتواند به تحكيم روابط بين كاركنان و مديران سازمان كمك نمايد. 

 آماده نمودن اذهان عمومي در اجراي طرح ها و برنامه ها

برخي از طرحها و برنامه هايي كه توسط سازمان مي خواهد انجام بگيرد از حساسيت بالايي در نظر افكار عمومي برخوردار است بطوري كه مي تواند منجر به ايجاد تنشهاي اجتماعي شود. دراجراي چنين طرحهايي روابط عمومي خط شكن سازمان است و بايد با انجام فعاليت هاي اقناعي ، ترغيبي و تبليغي افكار عمومي را براي پذيرش اين طرح آماده نمايد . بايد توجه داشت كه در انجام اين كار بايد از شيوه هاي علمي استفاده شود تا نتيجه مطلوب حاصل گردد؛ لذا حضورمتخصصان علوم ارتباطات ، روابط عمومي و روانشناسي تبليغات در هر واحد روابط عمومي ضروري است. 

 سخنگويي سازمان

روابط عمومي سازمان زبان گوياي سازمان است و مدير روابط عمومي سخنگويي سازمان را عهده دار است . طرحها و برنامه هاي سازمان بايد قاعدتاً توسط مدير روابط عمومي در اختيار افكار عمومي قرار بگيرد. البته اين قاعده حتمي نيست و نسبت به تشكيلات سازمانها مي تواند متفاوت باشد ارسال خبر به نوعي سخنگويي سازمان است.

 

1396/09/27 تاريخ بروز رسانی
امتیازدهی
میانگین امتیازها:0 تعداد کل امتیازها:0
مشاهده نظرات ( 0
ارسال نظرات
نام  
آدرس پست الکترونیکی شما    
توضیحات  
تغییر کد امنیتی  
کد امنیت  
 
کلیه حقوق این سایت متعلق به شهرداری دماوند می باشد
Powered by DorsaPortal